Beatrice führt ein kleines Steuerberatungsbüro in München. Im Januar 2025 kamen die ersten Fragen von Mandanten: «Muss ich jetzt E-Rechnungen verschicken?» Ihre ehrliche Antwort damals: «Noch nicht – aber bald.» Ein Jahr später ist «bald» angekommen. Und viele KMU sind noch nicht vorbereitet.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen im klassischen PDF- oder Papierformat ist noch bis Ende 2026 erlaubt – die Übergangsfrist läuft ab. Ab 1. Januar 2027 ist Schluss: Wer dann noch keine digitalen Ausstellungsprozesse hat, verstösst gegen gesetzliche Anforderungen.
Was die E-Rechnung konkret bedeutet
Die E-Rechnung ist kein simples PDF – das ist der häufigste Irrtum. Es handelt sich um strukturierte Datensätze in maschinenlesbaren Formaten:
XRechnung: Das offizielle Format der deutschen Verwaltung – XML-basiert, für B2G-Transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern bereits Pflicht seit 2020.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format (PDF + eingebettetes XML) – ideal für KMU, die einen sanften Übergang wollen. Das PDF ist für Menschen lesbar, die XML-Daten sind maschinenverarbeitbar.
Was KMU bis Ende 2026 umstellen müssen
Die Prioritäten sind klar: Zunächst sicherstellen, dass Ihr System E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann (Pflicht seit 01.01.2025). Dann bis Ende 2026 die Ausstellungsprozesse testen und auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen.
Konkrete Schritte:
- Buchhaltungssoftware auf E-Rechnung-Kompatibilität prüfen – DATEV, Lexware und sevDesk haben entsprechende Updates ausgerollt
- Pilotlauf mit einem Lieferanten oder Kunden durchführen
- Archivierungsprozess für empfangene und ausgestellte E-Rechnungen definieren (GoBD-Konformität beachten)
Was passiert, wenn KMU nichts tun?
Nach Ablauf der Übergangsfrist drohen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen und im schlimmsten Fall der Verlust des Vorsteuerabzugs bei Lieferanten, die nicht regelkonform ausstellen. Das Risiko liegt auf beiden Seiten der Rechnungsbeziehung.
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