Eingehende Rechnungen prüfen ist eine der unbeliebtesten Aufgaben in der Finanzbuchhaltung. Nicht weil sie schwer ist, sondern weil sie repetitiv ist: Betrag abgleichen, Lieferant prüfen, Kostenstelle zuordnen, Freigabe einholen. Woche für Woche. Rechnungsprüfung mit KI automatisiert genau diese Schritte.
Der Effekt: weniger manueller Aufwand, weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten. In der Praxis berichten Unternehmen von 70-80% Zeitersparnis bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen.
Wie KI-gestützte Rechnungsprüfung funktioniert
Die eingehende Rechnung – ob per E-Mail als PDF oder noch per Post – wird digitalisiert und von einem KI-System ausgelesen. Das System erkennt Betrag, Datum, Lieferant, Steuernummer, IBAN und weitere relevante Felder – auch bei unterschiedlichen Layouts und Qualitäten.
Im nächsten Schritt wird die Rechnung gegen Bestelldaten abgeglichen. Stimmt der Betrag mit dem Auftrag überein? Ist der Lieferant bekannt und freigegeben? Wurden die Waren tatsächlich geliefert (Dreiwegabgleich)? Abweichungen werden markiert und zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Was passt, wird automatisch zur Freigabe vorbereitet.
Anbieter wie Basware, Medius oder das deutsche Comarch bieten vollständige Procure-to-Pay-Lösungen. Für kleinere Betriebe sind auch schlanke Lösungen wie GetMyInvoices oder Billomat mit KI-Funktionen verfügbar.
Was Sie beachten sollten
Die Datenqualität ist entscheidend. Je einheitlicher die Lieferanten ihre Rechnungen gestalten, desto besser funktioniert die automatische Erkennung. Ein kurzes Gespräch mit Hauptlieferanten über ein einheitliches Rechnungsformat zahlt sich aus.
Außerdem braucht das System eine Lernphase. In den ersten Wochen werden mehr Ausnahmen manuell bearbeitet. Nach zwei bis drei Monaten ist die Trefferquote in der Regel hoch genug, dass der Zeitgewinn klar messbar ist.
Wer monatlich mehr als 100 Eingangsrechnungen verarbeitet, sollte dieses Thema ernstnehmen. Die Investition rechnet sich – oft schon im ersten Jahr.